登壇者のPC持ち込みやめて運営側でPC用意して、学内ネットワークに繋ぐか、Ethernetケーブル直結できるなら、UltraVNCあたりで登壇側をVNC Server、配信側をVNC viewerにしてみると割と低遅延で行けるんじゃないかなと思います。